GTD — это методика работы со списками дел, которые требуют от тебя действий, решений или ожидания. Она не ставит никаких временных рамок — за это ее часто критикуют, ведь без привязанных ко времени встреч и созвонов никуда. Чтобы обойти эту проблему, я легко интегрировала в свою реализацию календарь (чуть дальше расскажу, как). Использую его только там, где иначе никак.
Первый пункт, которому предлагает следовать Дэвид Аллен, — записать все, что только можно, разве что кроме дел, для выполнения которых необходимо не более 2 минут. Такие дела проще сразу сделать, чем потом связываться с их обработкой.
С тем, что фиксировать надо все, я согласна на 100%. Правда, использовать ежедневник для этого не очень удобно, я применяю канбан доску в системе Notion (Task List).

После записи всех дел оригинальная GTD предлагает обработать каждый пункт списка.
“Дело” в терминах GTD — штука не типовая. Некоторые вещи ты можешь выполнить за 15 минут (таких лично у меня просто тьма), другие требуют длительного слота в расписании, свободного от других раздражителей. И классическая GTD предписывает большие дела по возможности делить — вытаскивать из них мелкие и ставить в план именно следующее необходимое действие.
Предположим, вам нужно написать статью. Заведем большую задачку «написать статью». Но перед тем как начать, следует выбрать тему, основную мысль, план текстовых блоков. В итоге карточка «написать статью» приведет к рождению карточки «выбор темы». При этом саму карточку написания статьи можно даже удалить, ведь дело-то уже начато. Когда тема появится, удалим и эту карточку, сразу создавая новую «написание плана статьи». И так далее… Если пункты независимы и могут быть сделаны параллельно друг с другом, то на определенном шаге может появиться несколько карточек.
Так выходит, что большая крупная задача, к которой сложно подступится, превращается в более атомарную — за нее взяться намного проще, да и делать приятней.
С таким подходом мы:
• упрощаем сложную долгую задачу до более простой, выполнимой;
• остаёмся agile в выборе следующих шагов, не планируем на много вперед (ситуация-то меняется регулярно; мы можем вернуться к поискам темы, если выбранная вдруг стала не актуальна или не понравилась при близком рассмотрении);
• избавляемся от лишнего.
Декомпозиция — непростая и трудозатратная задача, особенно с непривычки. Поэтому я предлагаю записывать “как есть”, особо не вдаваясь в детали. Это очень экономит силы для старта. Впоследствии, когда доходишь до большой задачи, нужно потратить на декомпозицию время. Но в этом методе удобно, что ты и идешь по списку, когда можешь себе позволить это время выделить. Сходу на декомпозицию времени может не быть, как в моём случае.
Ключевой элемент методики — списки этих дел.
Я разделяю дела по спискам в соответствии с тем, сколько раз за период времени к ним необходимо обращаться (и как вообще с ними взаимодействовать):
• Основной список или In progress — это задачи, с которыми я работаю в течение дня. С этим списком я работаю весь день и вношу туда все, что требует лично моих трудозатрат — от внимательного чтения выбранной задачи или доки до проверки тестовых заданий кандидатов в QA или ревью новой пачки автотестов. Особенность списка в том, что у меня нет цели закрыть его к концу дня.
В этот список важно закидывать всё, что обычно держишь в уме, чтобы сосредоточиться на текущей задаче и меньше переключаться. Не менее важно проходить этот список много раз в день, поэтому всё что не нужно, ожидает чего-то, зафиксировано на будущее в календаре или представляет собой крупную образовательную задачу, быстро из него удаляется и переносится в другие списки, которые пересматриваются намного реже.
Когда этот список заканчивается, появляется время на просмотр бэклога (о нем поговорим дальше), списка ожиданий, крупных задач на декомпозицию и т.п.

• Дела в ожидании — сюда попадают дела, которые ждут чьих-то действий или чужих решений. Допустим, было принято решение купить TMS — систему тест менеджмента для ведения тестовой документации. Уже проведены все исследования, выбор сделан, решение принято, но осталось провести платеж. Но это делает другой отдел. Ты уже сделал все, что мог и от тебя ничего не зависит.
Главная задача этого списка — вынести такие “ждущие” дела из основного списка, чтобы они не мозолили глаза, но и не пропадали из зоны видимости. К этой колонке, как правило, достаточно обращаться 2-3 раза в день. И если всё готово, то это приведет к появлению следующих пунктов для работы уже в основном списке
• Бэклог — сюда попадают все задачи, которые не требуют выполнения прямо сейчас. Их можно сделать когда-нибудь при появлении свободного времени. Этот список вообще не требует проверки в течение дня, его можно пересматривать раз в неделю или реже. Я обращаюсь к этому списку, если заканчиваются задачи в основном. Отправляя сюда дело, я понимаю, что его выполнение может задержаться. Если у задачи все-таки есть срок, то я его указываю в заголовке. На сортировку списка я времени много не трачу, но если оно вдруг появляется, можно вынести вверх списка наиболее приоритетные задачи или те, которые хочется сделать раньше.
• Календарь — в него заносятся встречи и мероприятия, привязанные к конкретному времени. С календарем я сверяюсь утром, планируя свой день. Некоторым удобнее смотреть в него накануне.
• Образовательные задачи — в этот список я отправляю все, что касается обучения или расширения рабочего кругозора. Такие задачи логично размещать в бэклоге, но обычно они очень масштабны. К примеру, серию лекций можно смотреть несколько месяцев. При таких начальных данных из бэклога ты ее никогда не возьмешь. А если и возьмешь, она постоянно будет мозолить глаза в основном списке. Чтобы этого не происходило, все статьи и книги для будущего чтения, а также интересные записи с конференций и лекции я просто выношу отдельно. Как только у меня освобождается время, я выбираю что-то из этого списка, в зависимости от доступного слота (15 минут — статья, час — митап или доклад с конференции). Часто такие не относящиеся к работе задачи занимают личное время. Но для меня самообразование достаточно важная тема, считаю, что выделять на это время нужно обязательно.
• Список готовых решений — это уже выполненные задачи, которые по каким-то причинам хочется сохранить на будущее. Например, в описании к задаче может содержаться ценная информация, к которой придется возвращаться в будущем. Если задача не достаточно ценна, чтобы попасть в этот список, после выполнения она вообще удаляется.
Каждый день я работаю с основным списком. Если в течение дня я не выполняю все перечисленные в нем пункты, возвращаюсь к нему на следующий день. Периодически пересматриваю остальные списки и при необходимости перемещаю дела между ними. Предположим, прилетела задача мне (и поселилась в основном списке), а потом я жду апрува от коллеги (и перемещаю ее в “ждущий” список). Как только получаю согласие, дело опять возвращается в основной список и я при появлении времени перехожу к работе над ним.
Перечисленных базовых принципов мне хватает, чтобы держать в узде задачи, связанные с управлением отделом. Как видите, для их изложения не потребовалось писать многостраничный трактат.
И, кстати, я использую эту методику не только для рабочих задач. Личные дела могут попадать в календарь, если они жестко привязаны ко времени в конце рабочего дня. В этом случае мне надо видеть, во сколько следует уйти с работы, чтобы все успеть. Для остальных личных дел у меня такая же система, только списки там в разы короче. Специально не смешиваю его с рабочими записями, чтобы не ломать баланс работы и личной жизни.
Напоследок отмечу, что любую методику в свою жизнь необходимо внедрять аккуратно. По природе своей мы не любим менять устоявшийся порядок вещей. Поэтому чтобы действительно мотивировать себя на изменения, нужно заходить с простого, получить очевидную, пусть и небольшую, выгоду, и только потом расширять и усложнять. А если сразу заходить со сложного конца, с хаосом не справится никакая методика.